A autofaturação é o mecanismo pelo qual é o adquirente, e não o fornecedor, a emitir a fatura em nome e por conta deste. É frequente na agricultura, na reciclagem de sucata, em serviços recorrentes e em estruturas de grupo, onde o comprador conhece melhor as quantidades, os pesos ou os preços do que o vendedor. Em Portugal, a autofaturação é permitida, mas está sujeita a regras rigorosas no Código do IVA (CIVA), e o incumprimento das formalidades pode comprometer o direito à dedução.
O que é a autofaturação
Pela regra geral, cabe ao fornecedor de bens ou serviços emitir a fatura. A autofaturação inverte o ónus operacional: é o adquirente que prepara e emite o documento, mantendo-se a operação e a dívida de IVA na esfera do fornecedor. Não se confunde com a autoliquidação (reverse charge), que transfere para o adquirente a obrigação de liquidar o imposto — são conceitos distintos, embora muitas vezes confundidos.
Enquadramento legal no CIVA
As regras têm origem na Diretiva IVA (2006/112/CE) e estão vertidas no artigo 36.º do CIVA, complementadas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, relativo às obrigações de faturação e conservação de documentos. O CIVA admite que a fatura seja emitida pelo adquirente ou por terceiro, em nome e por conta do fornecedor, desde que cumpridas determinadas condições.
Condições essenciais
- Um acordo prévio, por escrito, entre fornecedor e adquirente que autorize a autofaturação.
- Um procedimento de aceitação de cada documento emitido em nome do fornecedor (expressa ou tácita, conforme o acordo).
- A fatura deve conter a menção obrigatória “autofaturação”.
- O fornecedor deve estar estabelecido e registado para efeitos de IVA, devendo ambas as partes guardar prova do acordo.
Mantêm-se todos os demais requisitos do artigo 36.º do CIVA: datas, NIF das partes, valor tributável, taxa aplicável e montante de IVA, ou o fundamento legal da isenção.
Procedimentos operacionais
1. Celebrar o acordo
Antes de emitir qualquer documento, formalize um acordo de autofaturação que defina o âmbito, os bens/serviços abrangidos, o mecanismo de aceitação, a numeração e o tratamento das correções (notas de crédito/débito).
2. Usar software certificado e respeitar a numeração
As faturas devem ser emitidas através de software certificado pela Autoridade Tributária (AT), com numeração sequencial e sem falhas dentro da série acordada. É habitual usar uma série dedicada para manter os documentos identificáveis.
3. Comunicar documentos e SAF-T
As faturas autofaturadas integram os registos do fornecedor e devem refletir-se no SAF-T (PT) e no sistema e-Fatura. Ambas as partes devem assegurar a correta atribuição dos documentos, para que o IVA liquidado pelo fornecedor e o IVA dedutível pelo adquirente reconciliem.
4. Gerir aceitação e correções
O fornecedor deve validar cada documento segundo o procedimento de aceitação acordado. Os erros corrigem-se por notas de crédito ou de débito que remetam igualmente para o acordo de autofaturação.
Nota prática: a autofaturação não transfere a dívida de IVA para o comprador — o fornecedor continua a ser o sujeito passivo. O que muda é quem emite materialmente a fatura, e isso só funciona com acordo escrito, menção “autofaturação”, software certificado e procedimento de aceitação.
Erros frequentes
- Confundir autofaturação com autoliquidação e indicar erradamente quem liquida o IVA.
- Omitir a menção “autofaturação” ou o acordo prévio, pôndo em risco a dedução ou a validade do documento.
- Não comunicar os documentos no SAF-T e e-Fatura dentro do prazo.
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Conclusão
A autofaturação é uma ferramenta legítima e eficiente ao abrigo do CIVA, mas é um regime formal e não um atalho informal. Com um acordo escrito adequado, software certificado, as menções corretas e um SAF-T fiável, fornecedor e adquirente podem confiar nele. Como taxas e detalhes procedimentais podem mudar, confirme o seu caso concreto com um contabilista certificado.
Este artigo tem fins meramente informativos e não constitui aconselhamento profissional, fiscal ou jurídico. Confirme sempre a sua situação com um contabilista certificado.